PRESTATIONS DE SERVICES D’HÉBERGEMENT HÔTELIER ET DE RÉCEPTION D’ÉVÈNEMENTS AVEC RESTAURATION

AO /N° 07/174001/HTL/29/05/2024

PRESTATIONS DE SERVICES D’HÉBERGEMENT HÔTELIER ET DE RÉCEPTION D’ÉVÈNEMENTS AVEC RESTAURATION

Cet appel d’offre a lieu dans le cadre de la mise en œuvre du projet « LAKANA » délocalisées à Koulikoro/Mali.Lieu d’exécution du contrat : Ville de Koulikoro Mali

Date de publication : 29/05/2024

Date limite de soumission : 29/06/2024

1.Présentation du Bureau International des droits des enfants

Le Bureau international des droits des enfants (l’IBCR ou le Bureau) agit pour les droits de l’enfant depuis plus de 25 ans dans plus d’une vingtaine de pays d’Afrique, des Amériques, d’Asie et du Moyen-Orient. Par une approche participative et durable, nous œuvrons avec nos partenaires sur le terrain, à la promotion et à la protection des droits de l’enfant, qu’il soit en contact avec le système de justice ou confronté à une situation de crise humanitaire, causée par un conflit armé ou un désastre naturel. Nous veillons également à prévenir toute forme d’exploitation, de violence, d’abus et de négligence envers les enfants, notamment à des fins sexuelles. L’écoute, la participation et la protection de l’enfant sont au cœur de toutes nos actions.

Le Bureau est basé à Montréal et intervient dans plus de 15 pays sur trois continents, depuis plus de 25 ans. Quatre de nos bureaux sont également installés dans le cadre de nos activités au Burkina Faso, en RDC, au Sénégal et au Mali.

Nos principes fondamentaux :

1. La prise en compte de l’intérêt supérieur de l’enfant
2. La non-discrimination
3. Le droit à la vie, à la survie et au développement
4. Le respect de l’opinion de l’enfant et de son droit à la participation

Plus d’informations sur l’organisation : http://www.ibcr.org/fr/

2.Objet de l’appel d’offre

Dans le cadre de la mise en œuvre des activités du Bureau satellite basé à Bamako, l’IBCR souhaite recevoir des soumissions pour des services d’hébergements hôteliers et de réception d’évènement avec service traiteur pour certaine de ces ateliers de formations de Bamako qui seront délocalisés dans la région de Koulikoro (ville de Koulikoro).

2.1 Les chiffres clés

Le Bureau international des droits des enfants organisera des sessions de formation et de renforcement des capacités qui regrouperont 30 à 50 personnes participantes dans une même salle de réunion avec des travaux de groupe qui pourraient regrouper 6 à 10 personnes dans une salle de commission. Le nombre d’atelier et formation dans la ville de Koulikoro est estimé à 14 sessions par an.

2.2 Couverture géographique

Le Bureau chercher des prestataires de services hôtels et de réception d’évènements dans la ville de Koulikoro.

3. Détails pour des services d’hébergements hôteliers et de réception d’évènement avec service traiteur.

3.1 Type de prestation

Les prestations recherchées par le Bureau sont les suivantes :

Hébergement 

• L’IBCR recherche a minima une prestation de chambre standard avec un lit deux places, une connexion wifi fonctionnelle et une salle de bains privative. La prestation d’hébergement attendue inclue un service de petit-déjeuner.

Le soumissionnaire devra indiquer le prix, par nuit et par personne, et détailler les caractéristiques de la chambre proposée.

Location de salle pour 30-50 personnes

• L’IBCR recherche une salle pouvant accueillir 30 à 50 personnes assises, permettant d’aménager divers espaces de travail (en U, en ilot, en conférence etc.) et aménagé d’un équipement minimal de vidéo projection, de micro baladeur et de climatisation.

Le soumissionnaire devra détailler le prix par jour pour la location de salle et tout service payant supplémentaire si applicable.

Location de salle pour 15 personnes

• L’IBCR recherche une salle pouvant accueillir de plus petits groupes de 15 personnes maximum avec la possibilité de moduler l’espaces de différentes manières. Les mêmes équipements demandés pour la grande salle susmentionnée sont attendues pour celle-ci.

Le soumissionnaire devra détailler le prix par jour pour la location de salle et tout service payant supplémentaire si applicable.

Restauration

L’IBCR requiert des services de restauration durant l’organisation de ses évènements, ces services doivent être intégrés dans la location de salle comme un service complémentaire. Les différents services de restauration attendus sont les suivants :

• Eau minérale en salle matin et en après-midi pendant les jours d’atelier;
• Pause-café matin à 10 h00 pendant les jours d’atelier;
• Pause-café après-midi à dresser en salle pendant le déjeuner de 13 h00 les jours d’atelier;
• Déjeuner avec boissons légères à 13 h00 pendant les jours d’atelier.

Le soumissionnaire devra présenter une tarification par service avec le détail des menus dans la mesure du possible, et fournir les informations additionnelles suivantes :

– Le coût de la taxe de développement touristique;

– Le coût de la contribution au développement communal;

– Toute autre tarification en supplément aux services;

3.2 Quantité attendue

Une salle pouvant contenir 30 à 50 personne, des disponibilités de chambres pour une moyenne de 6 personnes annuellement et une restauration de 30 à 50 personnes au moins 14 fois dans l’année.

3.3 Prérequis et qualification technique 

Le prestataire doit être en règle vis-à-vis de l’état Malien : être enregistré au RCCM, avoir un NIF et l’autorisation de mener l’activité commerciale. Le Bureau aura besoin de cette documentation avant de pouvoir conclure un contrat cadre avec un prestataire. 

4.Évaluation des soumissions 

Le Bureau souhaite recourir un hôtel qui fournit des prestations de qualité. À cet effet, le soumissionnaire devra donc fournir une liste de clients ayant recours à leurs services d’organisation d’évènement et d’hébergement. Le Bureau se réserve le droit pour compléter cette notation, de se référer aux sites reconnus dans l’évaluation des services hôteliers, tels que Booking, Trip advisor et autres comparateurs similaires.

Les critères suivants serviront à évaluer la qualité des offres présentées par les soumissionnaires.

4.1 Qualité du dossier de soumission

Le Bureau retiendra les dossiers ayant été remis dans les délais impartis et dont le contenu répond à l’ensemble des requis et critères détaillés par le présent appel d’offre.

Le Bureau requiert également la présentation des pièces administratives établissant la conformité légale d’enregistrement du soumissionnaire auprès des autorités compétentes.

4.2 Service à la clientèle

Le Bureau souhaite retenir les services d’un prestataire dont le service à la clientèle est accessible facilement et rapidement. Le soumissionnaire devra démontrer en quoi le service à la clientèle de l’entreprise atteint concrètement cet objectif.

4.3 Communication

Le Bureau souhaite retenir les services d’un prestataire ayant une accessibilité en français un service téléphone et/ou en ligne (courriel ou portail internet/application) facilement utilisable. Ceci implique une disponibilité orale dans une langues, ainsi qu’une possibilité d’accès à la documentation dans le une langue.

Le Bureau désire collaborer avec un prestataire dont les délais de réponses et de retour soient rapides au niveau d’urgence de la situation.

4.4 Tarifs 

Le Bureau souhaite retenir les services d’un prestataire dont les tarifs sont compétitifs dans son secteur d’activité. Le soumissionnaire devra indiquer tous les tarifs unitaires des services demandés plus haut dans l’appel d’offre.

Le Bureau IBCR n’étant pas exonéré, le prestataire proposera son prix incluant la TVA. Les factures seront payées en TTC.

4.5 Modalité de paiement

Le Bureau s’attend à des services de facturation et de paiement adéquats à sa structure.

Le Bureau privilégiera des paiements après la prestation, et des modalités de paiement par chèque et virements bancaires. Le soumissionnaire devra indiquer les modes et modalités de paiement dans sa soumission.

4.6 Sécurité

Le Bureau souhaite connaitre le dispositif sécuritaire de l’hotel. Ainsi, le soumissionnaire devra indiquer quels sont les services de sécurité qu’il a mis en place incluant notamment :

• Les règles sécuritaires à l’entrée (service de gardiennage, caméra de surveillance et les barres de réduction ‘accès)
• La hauteur des murs et l’existence de barbelés,
• Les dispositifs d’extinction d’incendie et des détecteurs de fumé.

Le Bureau international de droits des enfants se réserve le droit d’effectuer une vérification pour confirmer l’offre.

4.7 Qualité de la prestation proposée 

Le Bureau évaluera la qualité des prestations proposées par le soumissionnaire sur base de photos et descriptifs des chambres, salles de conférence et la restauration proposées. Le Bureau pourra aussi regarder sur les sites tel que Booking ou Tripadvisor pour évaluer la qualité de la soumission.

4.8 Condition de réservations, d’annulation et de modification des réservations

Le Bureau souhaite connaitre les modalités de réservation, d’annulation et de modification des réservations pour les évènements (salles, traiteur) et pour les chambres. Le soumissionnaire devra détailler les modalités tant pour les chambres que pour les salles.

4.09 Détail de la prestation

Le soumissionnaire devra détailler les prestations associées à chaque service. Il devra notamment indiquer :

• Les équipements des salles, leur dimension et le nombre de place assise
• La disponibilité d’imprimantes ou non
• Les équipements des chambres
• La disponibilité du wifi dans tout l’hotel
• Le menu pour les pauses café et les repas

5. Processus de sélection du soumissionnaire :

5.1 Date limite 

La date limite pour la réception des soumissions est le 29/06/2024 à 17H00 l’adresse Bamako.

Soumissions présentées en retard :

Les soumissions reçues par le Bureau après la date et l’heure fixées pour la clôture de l’appel d’offres ne seront pas étudiées.

5.2 Modalités de soumission

Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées en format PDF à Dicko Mamoudou/ RESP ADMIN, à l’adresse courriel suivante : supply.mali@ibcr.org

Aucun renseignement ne sera donné par téléphone. Pour toutes demandes d’éclaircissements, veuillez-vous adresser par courriel à Dicko Mamoudou, à l’adresse susmentionnée.

5.3 Clauses générales de soumission 

5.3.1 Processus de sélection

Après la date limite de présentation des soumissions, le Bureau examinera toutes les soumissions reçues dans le respect des étapes suivantes :

• Évaluation de la date de soumission;
• Évaluation des soumissions sur base des critères détaillés dans l’appel d’offre;
• Appel à négociation lorsqu’estimé nécessaire;
• Révision de l’évaluation sur base de la négociation;
• Sélection d’un soumissionnaire;
• Partage des avis de sélection et de non-sélection à l’ensemble des soumissionnaires;

5.3.2 Frais de soumission 

Le soumissionnaire n’a droit à aucun dédommagement pour les frais encourus pour la préparation de sa soumission.

5.3.3 Taxes de vente et devise

Le prix proposé pour les services (prix de la soumission) doit détailler toutes taxes afférentes à la proposition financière. La devise proposée doit être en FCFA.

5.3.4 Langue de soumission et langues de travail 

Les soumissions devront être proposées en français.

5.3.5 Durée de validité des soumissions

Les soumissions présentées sont considérées valides pour une période de 90 jours suite à la date de réception au Bureau.

6.Contractualisation :

Si et seulement si, le processus d’appel d’offre s’avère concluant, alors le Bureau pourra proposer au soumissionnaire sélectionné un contrat cadre.

Toutes les formes contractuelles engagées avec le Bureau détiennent des clauses de résiliation, de cession, et d’éthiques auxquels le contractant ne pourra déroger ni négocier.

Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau, une entente ayant force obligatoire pourrait être conclue entre le Bureau et le soumissionnaire, dans laquelle devront notamment figurer les clauses suivantes :

Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau, il s’engage à respecter les valeurs et principes du Bureau, particulièrement eu égard à sa mission.

7. Confidentialité

Toute information verbale ou écrite, transcription ou documentation, obtenue dans le cadre du présent appel d’offre, est tenu à une stricte confidentialité de la part du soumissionnaire. Il est en effet interdit de les diffuser, de les utiliser, ou de les conserver en dehors du cadre du présent appel d’offre.

Il est également interdit de partager et/ou de faire la promotion de la collaboration avec le Bureau sans en obtenir l’accord écrit préalable du Bureau. Aucun partage à un individu tiers ou une entité morale ne pourra être effectué.

Le Bureau International des droits des enfants vous remercie de votre soumission et de votre intérêt de collaboration !